경영지원 실무 ② 일정·행사·재무 보좌

학습목표

• 일정관리의 기본 원칙과 절차를 이해하고 일정을 정기·비정기로 분류할 수 있다.
• 업무의 중요도와 긴급도에 따라 우선순위를 정해 일정을 계획할 수 있다.
• 계획한 일정을 일일·주간·월간 단위로 보고하고 변경 사항을 관리할 수 있다.

학습내용

• 일정관리의 원칙(정확성·우선순위·여유시간·기밀유지)과 기본 절차
• 일정 분류(정기·비정기)와 중요도·긴급도 기반 우선순위 판단
• 일정 계획 수립과 일정 보고·확인·변경 관리

학습목표

• 계획된 일정을 확인·확정하고 상충이나 변동이 생기면 관련자와 신속하게 조율할 수 있다.
• 일정표의 종류에 맞게 일정표를 작성하고 일정관리 프로그램으로 운용·공유할 수 있다.
• 예약 종류별 필요 정보를 파악하여 예약을 준비하고 실행·변경할 수 있다.

학습내용

• 일정 확정 절차·복수 후보 제시·피할 시간대
• 일정 확인과 이중 일정 예방
• 상사·상대방 사정에 따른 일정 조정과 예약 연동 변경
• 일정표의 종류·기록 사항과 일정관리 프로그램 운용·공유
• 예약의 종류·선정 기준·매체별 특징과 종류별 필요 정보
• 예약 실행 순서와 보고·변경

학습목표

• 출장의 목적과 회사 여비 규정을 검토하여 우선순위에 맞는 출장 계획안을 작성할 수 있다.
• 회사 규정과 상사의 기호에 따라 교통편과 숙박을 선택하고 예약 업무를 수행할 수 있다.
• 출장 일정표와 출장 신청서 등 출장 관련 문서를 작성하여 상사에게 보고하고 확정할 수 있다.
• 출장 출발 전에 준비물·해외 수속을 점검하여 상사가 차질 없이 출발하도록 지원할 수 있다.

학습내용

• 출장 계획안 수립(목적·여비 규정 검토)
• 교통편 선택과 예약
• 숙박 선택과 예약
• 출장 일정표·신청서 등 출장 문서 작성과 보고
• 출발 전 준비물 점검
• 해외 수속(여권·비자 등) 점검

학습목표

• 출장 중 상사가 사내 정보를 숙지하도록 응대·문서·주요 사안을 정리해 보고할 수 있다.
• 출장 후 업무 보고·감사장·출장보고서를 절차에 맞게 준비하고 명함을 분류·정리할 수 있다.
• 회사의 여비 규정과 경비 처리 절차를 준수하여 출장 경비 정산서를 작성하고 차액을 정산할 수 있다.

학습내용

• 출장 중 상사 지원 업무: 응대·우편물·문서 처리, 업무 보고, 동행 시 지원
• 출장 후 업무: 보고와 감사장, 출장보고서 작성, 명함 정리
• 출장 경비 정산: 정산 절차, 여비 구성, 정산서 작성과 차액 정산

학습목표

• 회의의 목적과 형태에 따라 회의 준비 절차를 확인하고, 참석자에게 개최를 통지하여 참석 여부를 확인할 수 있다.
• 회의 직전에 회의 자료를 작성·배포하고 좌석과 식음료를 준비하며, 회의 중 긴급 연락 전달과 기록을 지원할 수 있다.
• 회의 종료 후 참석자 배웅과 회의장 정리를 수행하고, 회의록을 작성·배포하며 감사장 발송과 후속 조치를 할 수 있다.

학습내용

• 회의 기획: 목적·형태 파악, 일시·참석자 결정, 장소 선정, 개최 통지와 참석 확인, 통지서 구성 요소
• 회의 직전 업무: 회의 자료(본·부속·기타), 좌석 배치, 자료 준비·배포, 식음료 준비
• 회의 중 업무: 운영 지원, 메모 전달, 회의 기록과 회의 용어, 기록 도구
• 회의 종료 후 업무: 배웅·정리, 회의록 작성·배포, 감사장, 후속 조치

학습목표

• 전화 응대와 부재중 메모의 원칙에 따라 걸려 온 전화를 받고 선별하여 연결하거나 정확한 메모로 처리할 수 있다.
• 내방객의 정보 수집·맞이·선별·안내·방문 후 업무를 절차에 맞게 수행할 수 있다.
• 의전의 개념과 예우 기준(서열)·좌석 배치 원칙을 이해하고 영접부터 환송까지 의전을 계획·수행할 수 있다.

학습내용

• 전화 응대 준비·받기·선별 연결과 부재중 메모·전화 기록부 작성
• 내방객 응대 준비(정보 수집·장소·안내 데스크)와 맞이·선별
• 인사·소개·악수·명함 등 비즈니스 매너와 내방객 안내·상석·다과·면담 중 업무
• 의전의 개념과 5R 원칙, 예우 기준(서열)과 단상·단하 좌석 배치
• 의전 계획 수립과 영접부터 환송까지 의전 수행 절차

학습목표

• 비서실 예산의 원가부문 특성을 이해하고 관리비 항목별로 과거 집행 내역을 분석해 예산을 편성·관리할 수 있다.
• 전자세금계산서와 법정지출증빙(적격증빙) 기준에 따라 경비를 증빙하고 지출결의서를 작성해 처리할 수 있다.
• 전산회계시스템의 계정과목과 전표를 활용해 경비를 입력·조회하고 상사의 연말정산 업무를 지원할 수 있다.

학습내용

• 비서실 예산의 특성과 편성 절차
• 예산 관리·통제 절차(신청·편성·조정·집행·통제)와 소액현금제도
• 전자세금계산서 발급 절차와 가산세
• 법정지출증빙(적격증빙) 기준과 종류
• 지출결의서 작성과 전산회계시스템(전표 입력·장부 조회)
• 연말정산 지원 절차

학습목표

• 외국어 전화 응대(연결·통화중/부재중 안내·메시지 받아 적기)와 외국인 내방객 응대를 수행할 수 있다.
• 공신력 있는 출처를 바탕으로 현지 비즈니스 문화 정보를 조사해 정리할 수 있다.
• 영문 비즈니스 문서(레터·이메일)를 읽고 작성하며, 국제 행사의 기획부터 후속 업무까지 지원할 수 있다.

학습내용

• 외국어 전화 응대(연결·통화중/부재중 안내·메시지 받아 적기·알파벳 코드)
• 외국인 내방객 맞이와 길 안내
• 현지 비즈니스 문화 정보 조사와 출처 검증
• 영문 비즈니스 문서 핵심 파악과 비즈니스 레터 작성(구성요소·날짜 표기)
• 국제 행사 기획과 초청·숙박 이메일 작성
• 공항 영접과 행사 후속 업무(영문 회의록·감사 편지)