일잘러의 비밀노트 사무 실무 편
- 분류
- 직무교육 · 경영지원·사무
- 차시
- 10차시
- 교육 대상
- 사무·경영지원(비서) 직무 신입 및 실무 담당자
- NCS 세분류
- 비서(02020301)
과정 소개
사무행정·경영지원(비서) 직무의 신입·재직 직원을 위한 10차시 과정입니다. 일정 관리와 예약, 출장 지원, 전화·내방객 응대, 보고, 문서 작성·관리, 회의 운영과 의전, 사무 정보 검색, 사무기기와 보안, 예산·경비·결산을 다룹니다.
학습목표
- 핵심 사무 지원 업무(일정·출장·응대·보고·문서·회의/의전·정보·예결산)를 절차에 맞게 수행할 수 있다.
- 상황별 응대와 보고·문서 작성의 원칙을 적용해 정확하고 신뢰받는 업무 처리를 할 수 있다.
- 사무 정보와 예산·경비를 체계적으로 관리하고 보안을 유지할 수 있다.
차시 구성
10차시1차시사무 지원 업무의 기본기
학습목표
- 출퇴근 업무 지원 절차에 따라 상사의 출근 전·후 업무를 빠짐없이 수행할 수 있다.
- 사무실 환경 점검표를 활용하여 집무실·비서실·접견실·탕비실을 쾌적하게 관리할 수 있다.
- 상사 신상 카드와 인적 네트워크 정보를 체계적으로 작성하고 보안을 유지하며 관리할 수 있다.
- 명함 분류 기준을 설정하고 명함첩·정리함·앱 등 도구를 활용하여 명함을 정리·보관할 수 있다.
- 경조사 규정과 청탁금지법 범위에 따라 경조사 업무 및 연하장·선물 업무를 수행할 수 있다.
학습내용
- 출근 전 업무: 사무실 정리·결재서류·우편물·이메일 점검, 수행 업무 점검표 작성
- 출근 후 업무: 일정 보고·결재 상신·업무 일지 기록, 퇴근 전 미결 확인 및 익일 일정 전달
- 사무실 환경 관리: 집무실·비서실·접견실·탕비실 점검표 운용, 안전·보안 관리
- 비품·간행물 관리: 비품 대장 운용, 간행물 구독 신청·갱신
- 신상 정보 관리: 상사 신상 카드(인적·경력·건강) 작성 및 보안 유지
- 인적 네트워크 관리: 모임별 주소록 작성·갱신, 데이터베이스화
- 명함 정리와 보관: 분류 기준 설정, 명함첩·정리함·회전식 기구 활용
- 명함 데이터베이스: 명함 스캐너·앱 활용, 엑셀·액세스 연계
- 경조사 업무: 경조사 규정·청탁금지법 한도, 조문 절차, 결혼식 준비
- 연하장·선물 업무: 발송 명단 관리, 품목 선정·주문·답례업무
2차시조직 안팎의 흐름 읽기
학습목표
- 조직의 내부 경영 환경(기업 기본 정보·조직 구조·조직 문화·기업 윤리)을 파악하고 정리할 수 있다.
- 조직을 둘러싼 외부 경영 환경(유관기관·경쟁기업·경제·기술 동향)의 주요 정보를 수집하고 분석할 수 있다.
- 경영진과 관련된 언론 보도 및 이해관계자 정보를 파악하고 상사에게 보고할 자료로 정리할 수 있다.
학습내용
- 조직 내부 경영 환경 파악 (기업 기본 정보·조직 구조·조직 문화·기업 윤리·내부 능력 분석)
- 조직 외부 경영 환경 분석 (유관기관 동향·경쟁사 분석·경제·기술 환경 파악)
- 경영진 동향 분석과 정보 정리 (언론 보도 확보·상사 정보 수집·규정에 따른 정보 제공)
3차시빈틈없는 일정 관리와 예약
학습목표
- 업무의 중요도와 긴급도에 따라 우선순위를 정해 일정을 계획할 수 있다.
- 계획된 일정이 예정대로 진행될 수 있도록 조율하고 변동 사항을 관리할 수 있다.
- 일정표의 종류에 따른 작성 방법을 준수하여 일정표를 작성하고 운용할 수 있다.
- 상사의 선호도와 목적에 따라 음식점, 골프장, 교통편, 숙박 등 예약업무를 수행할 수 있다.
학습내용
- 일정 계획하기: 일정관리 기본 절차와 업무 우선순위 결정
- 일정 조율하기: 일정 확정 절차와 변동 관리
- 일정표 작성과 운용: 종류별 작성법과 디지털 도구 활용
- 예약업무하기: 음식점·골프장 예약 실행과 효율화 방안
4차시출장 지원 실무
학습목표
- 출장 목적과 회사 여비 규정에 따라 출장 계획안을 작성하고 교통편·숙소를 예약할 수 있다.
- 해외 출장에 필요한 여권·비자·환전 등 수속 업무를 절차에 따라 준비할 수 있다.
- 상사 출장 중 전화·내방객·우편물을 적절히 처리하고 정기 업무 보고를 실시할 수 있다.
- 출장 후 결과보고서와 경비 정산서를 회사 규정에 따라 작성하고 감사장을 발송할 수 있다.
학습내용
- 출장의 종류(단기·장기·국내·해외)와 준비 3단계 프로세스
- 교통편 선정 4요소(여비 규정·상사 선호·출장지 위치·동행인 일정)와 숙소 예약 절차
- 출장 관련 문서(신청서·여비 신청서·일정표·보고서) 작성과 해외 출장 수속 절차
- 상사 출장 중 전화·내방객·우편물 처리와 정기 업무 보고 방법
- 출장 후 출장보고서·경비 정산서 작성 기한 및 감사장 발송 절차
5차시전화와 내방객 응대
학습목표
- 전화 응대 원칙에 따라 전화를 받고 상사의 상황에 맞게 선별하여 연결할 수 있다.
- 상사 부재 시 전화 메모를 작성하고 기밀을 유지하며 응대 처리할 수 있다.
- 내방객 방문 준비와 선별 응대 절차에 따라 내방객을 맞이하고 안내할 수 있다.
- 내방객 방문 후 배웅·응대 장소 정리·방문객 기록부를 작성하고 관리할 수 있다.
학습내용
- 전화 응대 기본기
- 상사 부재중 응대
- 내방객 응대 준비
- 내방객 선별과 안내
- 방문 후 업무
6차시핵심이 전달되는 보고
학습목표
- 상사의 업무 지시를 경청하고 육하원칙에 따라 메모·재확인하여 정확히 파악할 수 있다.
- 지시받은 내용을 상황에 맞는 구두 또는 문서 방법으로 관련 담당자에게 전달할 수 있다.
- 결론 우선·육하원칙·적시 보고 원칙을 적용하여 상사에게 효과적으로 보고할 수 있다.
학습내용
- 업무 지시 받기: 지시의 종류·경청·메모·재확인·중간 보고
- 메시지 전달하기: 커뮤니케이션 유형·상황별 전달 방법·예외 조치
- 경영진에게 보고하기: 보고 타이밍·방법·요령(결론 우선·육하원칙)·후속 조치
7차시통하는 문서 작성과 관리
학습목표
- 문서의 종류와 구성 요소를 파악하고 목적에 맞는 문서를 기획할 수 있다.
- 공문서와 사내문서 형식에 맞게 문서를 작성하고 결재·발송할 수 있다.
- 문서 관리 원칙에 따라 문서를 분류·보관·폐기할 수 있다.
- 전자문서 관리규정에 따라 전자문서를 분류·관리하고 보안을 유지할 수 있다.
학습내용
- 문서의 종류와 구성 요소
- 문서 초안 구상과 전개 방식
- 공문서 작성 원칙과 사내문서 작성
- 문서 결재 방식과 발송 절차
- 문서 관리 원칙·분류·보존·폐기
- 전자문서 관리와 보안
8차시매끄러운 회의 운영과 의전
학습목표
- 회의 기획 절차에 따라 회의 개최를 준비하고 참석자에게 통지할 수 있다.
- 회의 직전·중·종료 후 업무를 수행하고 회의록을 작성·배포할 수 있다.
- 의전 원칙에 따라 VIP 참석자의 의전을 계획하고 수행할 수 있다.
학습내용
- 회의 기획과 준비
- 회의 지원 업무
- 회의 종료 후 업무와 회의록
- 의전 원칙과 계획
- 의전 수행 절차
9차시사무 정보 검색·기기·보안
학습목표
- 정보 검색 방법의 종류와 특성을 파악하여 목적에 맞는 방법으로 신뢰성 있는 정보를 수집·선별할 수 있다.
- 사무정보기기의 종류와 관리 원칙을 숙지하고 클라우드·앱을 업무에 적절히 활용할 수 있다.
- 정보 보안 위협의 유형을 구별하고 예방 수칙과 기밀문서 보안 원칙을 실천할 수 있다.
학습내용
- 정보 검색과 선별: 정보 수집 절차·노하우·노웨어·검색 6분류·생성형 AI 주의·신뢰성 평가·스크랩
- 정보 분석과 기기 관리: 그래프 활용·스마트 디바이스·사무정보기기·클라우드·업무별 앱·소셜미디어
- 정보 보안 유지: 보안 실천 원칙·컴퓨터 범죄 5유형·예방 수칙·기밀문서 행동 규범·대외비 관리 대장
10차시예산·경비·결산 관리
학습목표
- 비서실 예산 항목을 파악하고 기간별 예산운영계획서를 작성할 수 있다.
- 예산 관리 절차에 따라 소액 현금을 포함한 경비를 통제하고 운영할 수 있다.
- 법정지출증빙 종류를 구분하고 전자세금계산서와 경비를 올바르게 처리할 수 있다.
- 전산회계시스템을 활용해 전표를 입력하고 연말정산 업무를 지원할 수 있다.
학습내용
- 비서실 예산 수립
- 예산 관리와 통제
- 경비 처리와 전자세금계산서
- 회계관리시스템 활용
